No planejamento de eventos, a primeira atividade importante que deve fazer é criar um levantamento dos custos envolvidos e acompanhar de perto a execução de cada um deles. Mesmo os organizadores mais experientes deixam margens para imprevistos – que sempre acontecem.
Você sabe quais são as etapas de um evento?
A espinha dorsal de um evento é a organização, mas quais são as outras etapas para ter uma cerimônia primorosa? Para facilitar o seu trabalho, é bom dividir em três grandes etapas: o pré-evento (equipe, divulgação e publicações), a solenidade em si (recepção, credenciamento e canal de comunicação) e o pós-evento (certificados e pesquisas de satisfação).
Pré-evento
A sua checklist deve incluir, a esta altura do planejamento, os responsáveis pelo evento: staff para receber os convidados, para responder pela parte técnica do evento e até para divulgar o encontro. Falando em comunicação, pense na identidade da cerimônia, desde o nome até a data, passando pelo cronograma de atividades, as principais atrações e o local que receberá a festa.
Em sequência, defina o endereço eletrônico por meio do qual os participantes poderão inscrever-se no evento e, caso se trate de um congresso científico, como será a escolha dos trabalhos e, por consequência, quem participará da banca examinadora.
Evento
Este ponto começa pela recepção, para a qual você precisará designar uma equipe que se encarregue por conferir a inscrição, a entrega de kit do participante e a montagem do coffee break. No credenciamento, os responsáveis devem conferir os dados dos participantes com agilidade e marcar a presença dos inscritos.
Ao longo do evento, porém, é importante manter um canal de comunicação com os integrantes para evitar imprevistos. Sempre que possível, inclua sorteios na programação para aumentar a interação com os participantes.
Pós-evento
Nesta etapa, você deve focar na emissão de certificados e em pesquisas de satisfação que possam apontar os acertos e os erros para um planejamento futuro. Os certificados são imprescindíveis para eventos científicos, nos quais a comissão deve identificar os autores e os avaliadores dos trabalhos na confecção dos documentos — impressos ou disponíveis na versão online.
Já as pesquisas de satisfação são um instrumento para medir o impacto do evento sobre o público. Por isso, preocupe-se com o feedback e, se possível, faça-o por meio de plataforma digital. No entanto, não se esqueça de que esses questionários não dispensam os relatórios, os quais devem detalhar o processo em uma avaliação completa.
Neste texto, você descobriu qual é a importância de um planejamento e quais são as etapas que não podem faltar no seu checklist. Dessa forma, itens, como a equipe, a divulgação da solenidade e os orçamentos disponíveis, são essenciais para um ótimo desempenho.
Agora que você aprendeu por que a organização é indispensável e quais são as etapas de um evento, deixe o seu comentário no post sobre a sua experiência com produção de cerimônias!
Basicamente, o organizador de eventos é aquele profissional responsável por planejar, sistematizar e produzir de forma estratégica qualquer tipo de evento: conferências, palestras, feiras e eventos on-line, híbridos e convenções, dentre outras possibilidades.
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